C’est une situation assez classique. Vous êtes à fond dans votre dossier, concentré depuis plus d’une heure, quand soudainement, votre collègue Éric a besoin de vous pour la réunion de demain matin. Interrompre son travail à cause de ces collègues ou employés est un cas très fréquent dans les entreprises.
Aujourd’hui, on va partager avec vous cinq petites astuces pour éviter toutes ces interruptions dans votre travail au quotidien.
Car oui, tous les jours, on vous stoppe carrément dans votre travail. Que ce soit pour écouter ou pour aider les autres. Parfois, votre bureau fait même aussi office de bureau des plaintes…! Beaucoup de gens sont dans cette situation et non, vous n’êtes pas un cas isolé.
En plus, il n’y a pas plus horripilant que de faire passer les priorités des autres avant les siennes.
Quand vous mettrez en place les cinq étapes ci-dessous, vous parviendrez à éviter les distractions causées par les autres.
C’est à partir de là que vous pourrez travailler sans interruption et boucler votre dossier sérieusement et dans les temps.
Voici les 5 étapes pour éviter les interruptions et les distractions afin d’être plus productif au travail.
A. Sachez ignorer de manière sélective
Ce n’est pas parce que quelqu’un veut vous raconter quelque chose que vous devez l’écouter.
L’astuce consiste à reporter l’entretien. Dites poliment à cette personne : « On parle de ça à la pause déjeuner. » Effectivement, le moment n’est pas propice et la pause déjeuner sera un moment où votre interlocuteur aura toute votre attention.
Même si on aime bien cette personne, on ne peut pas se permettre d’interrompre la réalisation de nos priorités à n’importe quel moment et pour n’importe quoi !
L’idéal étant que vos collègues sachent par avance qu’il est impossible de vous interrompre à certains moments. Si vous ne le saviez pas : il vous faut au minimum 20 minutes pour réussir à se re concentrer sur un dossier…!
Alors, même si votre curiosité aurait préféré écouter le week-end passé, ou la blague de votre collègue, quand le moment n’est pas le bon, on décline simplement en restant concentré sur son dossier en cours.
Maintenant, sachez que vous avez le choix d’écouter quelqu’un, si vous décidez que vous avez mieux à faire ou que ce n’est tout simplement pas le moment, aucune culpabilité. Vous lui dites poliment et vous reprenez votre travail.
B. Smartphone & Ordinateur
Coupez toutes les notifications de votre téléphone et de votre ordinateur.
Il n’y a en général aucune obligation de réponse immédiate de votre part !
C’est ce que veulent vous faire croire vos interlocuteurs très souvent.
Mais c’est rarement la réalité.
Soyez conscient que si nous ne bornons pas tout ce qui nous perturbe dans notre concentration,
Adieu l’efficacité !!
C. Les Réunions
Dans la majeure partie de cas, les réunions s’éternisent de façon abusive.
Tout le monde sait que 2 heures de concentration, c’est le maximum.
Toutes les méthodes d’organisation préconisent des réunions moins longues mais d’avantage intensives.
L’organisation précise de la réunion bien avant celle ci est une priorité.
L’improvisation dans ce domaine étant rarement efficace.
Les participants ne connaissent pas toujours le thème réel et l’objectif de la réunion.
D. Demandez plutôt : « Comment puis-je vous aider ? »
C’est une bonne manière d’éviter les interruptions au travail et de bien faire comprendre que c’est votre temps de travail et qu’il est très précieux.
Les autres, face à cette question, iront directement à l’essentiel.
Même au téléphone, quand vous décrochez et demandez simplement :
« Bonjour, que puis-je faire pour vous ? » La durée de la conversation va être réduite. Croyez-moi.
Tandis que si vous aviez commencez avec le fameux : « Comment allez vous ? » Cela évite que la personne vous raconte sa vie, fasse des digressions, etc…
E. Mettez des écouteurs ou un casque audio
Cela va vous permettre de limiter au maximum l’intrusion des nuisances sonores extérieures.
Vous allez vous rendre compte très rapidement de la démultiplication de votre efficacité.
Il n’y a aucune fatalité !
C’est nous qui choisissons notre façon de travailler.
Savoir déterminer ce que nous souhaitons accomplir et dans quel délai,
Conformément à nos objectifs est la première étape vers plus d’efficacité.
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