Cet article de Jean Rivière m’a beaucoup aidé pour mon organisation dans mon travail.
On peut essayer toutes les applications de gestion de tâches ou de notes qu’on veut… il revient souvent un moment où on les laisse tomber pour le papier. Le carnet Moleskine est aujourd’hui plus populaire qu’Evernote, et il y a une raison derrière ça : le papier restera toujours l’outil le plus simple pour prendre des notes.
Le problème… c’est quand il faut organiser ses prises de notes. Et là que ça se corse… La première option et certainement la pire c’est de prendre toutes ses notes à la suite, page après page.
Ça revient à mélanger des choses qui n’ont rien de commun : au fil des pages, on trouvera des idées de business, des listes de courses, des tâches urgentes qu’on doit résoudre tout de suite, des brouillons, des numéros de téléphones… Bref c’est un bordel sans nom : impossible de trouver l’info dont on a besoin au bon moment.
C’est la raison pour laquelle d’autres s’organisent autrement. Quand ils démarrent un nouveau cahier, ils commencent par le diviser par section. Par exemple, une section pour les listes de courses, une section pour les choses à faire devant l’ordinateur, une section pour les tâches à faire à la maison, une section pour les idées d’articles – quand on est blogueur, une section » référencement » avec toutes les données qu’on veut conserver sans savoir quand est-ce qu’on aura besoin de les utiliser…
C’est déjà un peu mieux. Mais il reste un problème : on ne peut pas savoir à l’avance de combien de pages on aura dans une section particulière. Et donc, on est obligé de démarrer un nouveau cahier dès qu’on manque de place dans une seule section. On arrive donc à la troisième méthode pour organiser un cahier…
Elle consiste simplement à tout noter à la suite, sans diviser son cahier par sections. Mais en remplaçant les sections par un sommaire. On garde quelques pages blanches au début du cahier, et on y numérote toutes les pages.
Elle consiste simplement à tout noter à la suite, sans diviser son cahier par sections. Mais en remplaçant les sections par un sommaire. On garde quelques pages blanches au début du cahier, et on y numérote toutes les pages. À chaque fois qu’on ajoute une page, on indique son numéro dans la section adéquate du sommaire.
Par exemple :
A faire devant l’ordi : Pages 1-4-9-12
Courses : Pages 2-8-14
Référence : Pages 3-7
Idées d’articles : Pages 5-6-10-11
Et lorsqu’une page n’a plus lieu d’être (par exemple, lorsqu’une liste de course doit être arrachée parce qu’on a acheté tout ce qu’elle contient) on barre simplement cette page sur le sommaire. Sur papier, ce système-là semble parfait.
Le souci, c’est que dans la pratique, on n’a pas toujours le temps de trouver la page du sommaire, d’ajouter le numéro… Et du coup, après quelques semaines, ça devient là aussi un bordel pas possible…
C’est là qu’arrive la quatrième méthode. Elle consiste, plus intelligemment, à utiliser non plus un cahier, mais un petit classeur à pages amovibles. Assez petit pour pouvoir l’emporter partout, et dans lequel on peut réorganiser les pages. C’est le système que j’utilise aujourd’hui ! Et voici les huit sections de mon petit classeur :
N °1 – Maintenant : Toutes les choses auxquelles je dois penser rapidement, si possible aujourd’hui… mais qui ne passent jamais avant d’avoir terminé mon process quotidien.
N °2 – À acheter : Comme son nom l’indique c’est une bête liste de courses.
N ° 3 – Idées d’articles : C’est la section la plus longue de mon cahier. En général, j’y ajoute plus d’une dizaine d’idées tous les jours : la plupart du temps quand je le lis.
N ° 4 – Idées de formation : Là aussi beaucoup plus d’idées que de temps disponibles pour en créer des nouvelles. La plupart des idées listées dans cette section ne verront jamais le jour : je sélectionne seulement les meilleurs ( soit à peu près une sur 10 à 20).
N ° 5 – Plan de la formation en cours : aujourd’hui, je n’enregistre plus mes formations d’une traite. Je travaille sur un module par jour. Du coup, le plan de la formation en cours me suit partout.
N ° 6 – Process : c’est la section la plus importante. Ma liste de tâches roulantes, qui est la même tous les jours ( mais que j’améliore ou que je modifie souvent), mes process de promotions, les plans-types divers et variés que j’utilise dans mes contenus, ma liste de tâche hebdomadaire que je suis chaque samedi (sauvegarde de ma mailing-list, chargement de batteries, virement sur compte d’épargne…)
N ° 7 – Prochain » Ermitage » : Une fois tous les quinze jours ou tous les mois, selon les périodes – je m’enferme dans un hôtel pendant 2-3 jours… tout seul, en coupant le téléphone et tout contact avec le monde extérieur. Comme un ermite, donc. C’est à ces moments là que je mets en places toutes les idées que j’ai envie de tester. Et que j’applique de A à Z toutes les améliorations de mon business imaginées lors des semaines passées. Dans cette section, je liste tout simplement les choses à mettre en place lors de cette prochaine session de 2 à 3 jours coupé du monde.
N ° 8 – Référence : Toutes les infos que je veux conserver, mais dont je n’ai pas besoin tout de suite. Je les archive chaque semaine sur Evernote, en les prenant en photo.
Pour moi, c’est l’organisation idéal. Mais pas forcément pour vous. Parce qu’on ne fait pas forcément exactement la même chose. Je n’ai pas besoin de système de gestion de tâches classique, parce que j’ai éliminé presque tout besoin d’une liste de tâches grâce à mon programme quotidien et hebdomadaire rotatif, qui est toujours le même.
Alors du coup, pour moi, aujourd’hui, c’est le système idéal. Après en avoir essayé beaucoup. J’utilise Evernote, pour l’archivage de ce classeur ( en prenant les pages à conserver en photo), et de tous mes documents administratifs.
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Génération Business Pro 
3 commentaires sur « 4 façons pour organiser ses notes »